Управление документационного и информационного обеспечения

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением Руководителя

Аппарата Государственного Совета Республики Коми

от 8 октября 2009 года № 43/од

(в ред. распоряжения от 22.05.2017 № 42/од)

ПОЛОЖЕНИЕ

об Управлении документационного обеспечения Аппарата Государственного Совета Республики Коми

 

I. Общие положения

1. Управление документационного обеспечения Аппарата Государственного Совета Республики Коми (далее – Управление) является структурным подразделением Аппарата Государственного Совета Республики Коми (далее – Аппарат).

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Коми, федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, законами Республики Коми, иными нормативно-правовыми актами Республики Коми, Регламентом Государственного Совета Республики Коми, Положением об Аппарате, настоящим Положением, распоряжениями Председателя Государственного Совета Республики Коми и Руководителя Аппарата, а также инструкциями и другими нормативными документами, действующими в Государственном Совете Республики Коми (далее – Государственный Совет) и его Аппарате.

3. Управление находится в непосредственном подчинении заместителя Руководителя Аппарата в соответствии с распределением обязанностей.

4. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии в установленном порядке с другими структурными подразделениями Аппарата.

5.  Положение об Управлении утверждается Руководителем Аппарата по представлению  начальника Управления.

 II. Задачи Управления

 6. Основными задачами Управления являются:

1) документационное обеспечение деятельности, в том числе законотворческой, Государственного Совета, его органов, депутатов и Аппарата;

2) организация в Государственном Совете, Аппарате единой системы делопроизводства и документооборота;

3)  организация  работы с обращениями граждан, поступающими в  адрес Государственного Совета, его органов, должностных лиц  и Аппарата.

 

III. Основные функции Управления

7. В соответствии с возложенными на него задачами Управление осуществляет следующие функции:

1) обеспечивает учет, регистрацию и сохранность поступивших в Государственный Совет проектов правовых актов и материалов к ним;

2) проверяет внесенные в Государственный Совет субъектами права законодательной инициативы проекты правовых актов на предмет их оформления в соответствии с нормами Регламента Государственного Совета, тиражирует и рассылает их в соответствии с утвержденными списками рассылок;

3) оказывает консультативную помощь субъектам права законодательной инициативы по вопросам внесения законопроектов в Государственный Совет и их оформления в соответствии с требованиями Регламента Государственного Совета;

4) поддерживает в актуальном состоянии в соответствии с установленным порядком перечни:

проектов правовых актов, поступивших для рассмотрения Государственным Советом (перечень № 1),

проектов правовых актов, находящихся в процессе рассмотрения, и правовых актов, находящихся на контроле (перечень № 2),

предложений об обращении с законодательной инициативой в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации (перечень № 3);

5) формирует проекты повесток дня заседаний Государственного Совета;

6) осуществляет редактирование проектов правовых актов и правовых актов, принятых Государственным Советом, с учетом норм современного русского литературного языка и выдает исполнителям рекомендации по устранению грамматических, синтаксических, стилистических, логических, редакционно-технических ошибок и ошибок в использовании терминов;

7) обеспечивает своевременную подготовку и направление на подписание документов, принятых на заседаниях Государственного Совета, проверяет правильность их оформления;

8) ведет учет правовых актов, принятых Государственным Советом;

9) производит тиражирование и рассылку постановлений Государственного Совета;

10) осуществляет справочно-информационную работу по вопросам статистики законотворческого процесса;

11) оказывает помощь структурным подразделениям Аппарата в составлении и редактировании служебных документов;

12) изготавливает стенографические отчеты заседаний Государственного Совета, осуществляет их подготовку к изданию и рассылку;

13) осуществляет в установленном порядке машинописную расшифровку звукозаписи заседаний Президиума Государственного Совета, "прямых телефонных линий" с руководством Государственного Совета, иных мероприятий Государственного Совета;

14) осуществляет подготовку материалов для издания "Свода правовых актов и иных документов, принятых органами законодательной власти Республики Коми";

15) ведет учет соглашений, заключаемых Государственным Советом с законодательными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, палатами Федерального Собрания Российской Федерации и их органами, территориальными структурами федеральных органов государственной власти и федеральных государственных органов, иными организациями;

16) обеспечивает ведение (наполнение информацией) информационно-аналитической системы электронного документооборота правотворческого процесса "Власть XXI – Правотворчество", включая модули "Подготовка заседаний" и "Досье";

17) обеспечивает в установленном порядке использование технологий электронного документооборота при взаимодействии Государственного Совета с Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации в федеральном законодательном процессе;

18) ведет и оформляет протоколы заседаний Президиума Государственного Совета, организует оформление и подписание решений Президиума Государственного Совета председательствующим на заседании Президиума;

19) ведет учет и регистрацию распоряжений Председателя Государственного Совета по основной деятельности  и Руководителя Аппарата по основной деятельности, обеспечивает их рассылку;

20) поддерживает в актуальном состоянии электронную базу распоряжений Председателя Государственного Совета и Руководителя Аппарата по основной деятельности;

21) обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множительных работ;

22) обеспечивает функционирование копировально-множительной техники, установленной в множительной группе протокольного отдела; изучает потребность в ее модернизации и вносит соответствующие предложения руководству Аппарата;

23) ведет учет, регистрацию поступающих документов и в соответствии с резолюцией руководителя организует их тиражирование и направление на рассмотрение и исполнение; вносит в установленном порядке соответствующую информацию в систему электронного документооборота (далее – СЭД) и иные автоматизированные системы учета документов;

24) в установленном порядке осуществляет контроль за сроками исполнения документов;

25) ведет учет, регистрацию исходящих документов; вносит в установленном порядке соответствующую информацию в СЭД;

26) осуществляет отправку исходящей корреспонденции почтовой связью, фельдъегерской связью, обеспечивает курьерскую доставку служебных документов; осуществляет отправку телеграмм;

27) осуществляет прием, обработку и отправку корреспонденции с официального адреса электронной почты Государственного Совета;

28) разрабатывает номенклатуру дел Государственного Совета и его Аппарата, организует разработку номенклатуры дел в структурных подразделениях Аппарата;

29) осуществляет в установленном порядке экспертизу ценности документов, их архивное хранение, передачу в Национальный архив Республики Коми или на уничтожение; обеспечивает работу постоянно действующей экспертной комиссии;

30) осуществляет контроль за формированием и хранением дел в структурных подразделениях, оказывает им методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

31) осуществляет взаимодействие:

с органами исполнительной власти Республики Коми, территориальными органами  федеральных органов исполнительной власти, иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, по вопросам организации документооборота;

с ГАУ РК "Центр информационных технологий" по вопросам функционирования СЭД;

32) осуществляет организационно-методическое руководство ведением делопроизводства в структурных подразделениях Аппарата;

33) осуществляет организационное и техническое обеспечение деятельности Руководителя Аппарата;

34) осуществляет во взаимодействии со структурным подразделением Аппарата, обеспечивающим использование информационных технологий, администрирование официального сайта в рамках полномочий, предоставленных администратором платформы, на которой располагается официальный сайт;

35) осуществляет контроль за сроками предоставления структурными подразделениями информации для размещения на официальном сайте и сроками ее размещения;

36) обеспечивает организацию в установленном порядке перевода на коми язык информации, размещаемой на официальном сайте;

37) организует в установленном порядке оформление и выдачу временных пропусков и разовых пропусков на группу посетителей в служебные помещения, занимаемые Государственным Советом и Аппаратом;

38) организует в установленном порядке  прием, регистрацию обращений  граждан, поступивших в Государственный Совет, его органы, должностным лицам и в Аппарат;

39) ведет автоматизированную систему учета и регистрации обращений граждан "UFR Документооборот. Обращения граждан"

40) готовит и вносит на рассмотрение руководства Государственного Совета, Руководителя Аппарата проекты запросов, ответов, предложения по их разрешению по обращениям граждан, поступивших в Государственный Совет, его органы, должностным лицам и в Аппарат;

41) осуществляет взаимодействие с органами исполнительной власти Республики Коми, территориальными органами  федеральных органов исполнительной власти, иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, по вопросам, связанным с подготовкой ответов на обращения граждан, в том числе осуществляет контроль за своевременностью предоставления информации указанными органам и организациями;

42) осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан в Государственном Совете и его Аппарате; готовит еженедельную информацию о состоянии исполнительской дисциплины;

43) осуществляет учет и регистрацию ответов на обращения граждан, готовит их к отправке заявителям;

44) составляет график личного приема граждан должностными лицами Государственного Совета;

45) производит запись населения на личный прием граждан Председателем Государственного Совета Республики Коми;

46) обеспечивает своевременное информирование граждан о решениях, принятых  по их обращениям;

47) проводит анализ  и обобщение предложений, заявлений, жалоб граждан, в т ом числе проводит анализ результативности законотворческой инициативы граждан, готовит информационно-аналитические  материалы об обращениях  граждан для руководства Государственного Совета;

48) осуществляет справочную работу по обращениям граждан;

49) вносит предложения Председателю Государственного Совета Республики Коми и Руководителю Аппарата по организации  и  совершен-ствованию работы с обращениями граждан, проведению личного приема граждан в Государственном Совете;

50) обеспечивает организацию подготовки и проведение "прямой телефонной линии" с должностными лицами  Государственного Совета;

51) обеспечивает организацию приема обращений граждан посредством электронного сервиса "Интернет-приемная" официального сайта Государственного Совета  в сети Интернет;

52) обеспечивает в установленном порядке организационное взаимодействие (посредством информационно-коммуникационных технологий) с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации по вопросам мониторинга и анализа результатов рассмотрения обращений граждан;

53) принимает участие  в обеспечении присутствия граждан, в том числе представителей организаций, общественных объединений, государ-ственных органов и органов местного самоуправления, на заседаниях Государственного Совета;

54) готовит проекты распоряжений, инструктивные, методические документы по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

55) готовит в установленном порядке соответствующие разделы информации для отчета о деятельности Государственного Совета, его органов и Аппарата;

56) обеспечивает направление в установленном порядке для размещения на официальном сайте информации и материалов по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

57) принимает участие в установленном порядке в подготовке ответов на обращения граждан, поступившие в Государственный Совет, Аппарат;

58) организует в установленном порядке делопроизводство в структурных подразделениях Управления;

59) осуществляет иные функции, связанные с выполнением возложенных на Управление задач.

 

IV. Права Управления

 8. Для выполнения возложенных на него задач Управление имеет право:

1) запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Аппарата необходимые информационные и аналитические материалы, справки, отчеты и другие документы;

2) запрашивать и получать в установленном порядке от органов государственной власти Республики Коми, государственных органов Республики Коми, органов местного самоуправления в Республике Коми необходимую информацию по вопросам, отнесенным к ведению Управления;

3) использовать действующие в Государственном Совете системы коммуникаций и связи, информационные базы данных;

4) проводить совещания, вести служебную переписку по вопросам, отнесенным к ведению Управления;

5) привлекать по согласованию с Руководителем Аппарата для подготовки нормативных и методических документов по вопросам, отнесенным к ведению Управления, специалистов других структурных подразделений Аппарата.

9. Материально-техническое, документационное, информационное, транспортное обеспечение деятельности Управления и его работников осуществляется соответствующими структурными подразделениями Аппарата.

 

V. Структура Управления и функции его структурных подразделений

10. Структура и штатная численность Управления и входящих в него структурных подразделений утверждаются Руководителем Аппарата.

11. В структуру Управления входят:

1) протокольный отдел;

2) отдел организации делопроизводства и документооборота;

3) сектор по работе с обращениями граждан.

12. Функции между структурными подразделениями Управления распределяются  следующим образом:

1) протокольный отдел выполняет функции, перечисленные в подпунктах 1 – 22 пункта 7 настоящего Положения,  а также в подпунктах  54 – 59 пункта 7 настоящего Положения по вопросам, отнесенным к ведению отдела;

2) отдел организации делопроизводства и документооборота выполняет функции, перечисленные в подпунктах 23 – 37 пункта 7 настоящего Положения, а также в подпунктах 54 – 59 пункта 7 настоящего Положения по вопросам, отнесенным к ведению отдела;

3) сектор по работе с обращениями граждан выполняет функции, перечисленные в подпунктах 38 – 53 пункта 7 настоящего Положения, а также в подпунктах 54 – 59 пункта 7 настоящего Положения по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

 

VI. Организация работы Управления

13. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Руководителем Аппарата в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе.

14. Начальник Управления:

1) осуществляет руководство деятельностью Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач;

2) координирует и контролирует деятельность структурных подразделений Управления;

3) обеспечивает свод и редактирование информационно-аналитических материалов о деятельности Государственного Совета, его органов и Аппарата, подготовленных структурными подразделениями Управления;

4) обеспечивает взаимодействие структурных подразделений Управления с другими структурными подразделениями Аппарата;

5) подписывает служебную документацию и письма в пределах своей компетенции;

6) визирует первые экземпляры документов, принятых Государственным Советом, проекты распоряжений Председателя Государственного Совета  и Руководителя Аппарата по основной деятельности, решения Президиума Государственного Совета;

7) визирует проекты правовых актов по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;

8) присутствует на заседаниях Государственного Совета, его Президиума;

9) разрабатывает и вносит на утверждение Руководителю Аппарата должностные регламенты руководителей структурных подразделений Управления, согласовывает должностные регламенты других  работников Управления;

10) представляет материалы к присвоению классных чинов государственной гражданской службы руководителям структурных подразделений Управления, аттестации заведующего сектором по работе с обращениями граждан, согласовывает соответствующие материалы на других  работников Управления;

11) представляет Руководителю Аппарата предложения по структуре и штатной численности Управления и его структурных подразделений;

12) представляет Руководителю Аппарата предложения по размеру надбавок за особые условия государственной гражданской службы руководителям структурных подразделений Управления, применению к ним поощрений или дисциплинарных взысканий, согласовывает указанные предложения по другим работникам Управления;

13) организует работу по повышению квалификации работников Управления;

14) представляет Управление в отношениях с органами государственной власти, органами местного самоуправления, средствами массовой информации и иными организациями;

15) выполняет поручения Председателя Государственного Совета, Руководителя Аппарата;

16) дает поручения руководителям структурных подразделений Управления;

17) осуществляет иные полномочия в соответствии с должностным регламентом.

15.  В период временного отсутствия начальника Управления в связи с отпуском, командировкой, болезнью и т.п. его обязанности исполняет заместитель начальника Управления – начальник отдела.

16. Отделы (сектор) Управления возглавляют начальники отделов (заведующий сектором), назначаемые на должность и освобождаемые от должности Руководителем Аппарата в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе.

17. Начальники отделов и заведующий сектором Управления:

1) осуществляют руководство деятельностью соответствующих структурных подразделений и несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них функций;

2) координируют и контролируют деятельность работников;

3) обеспечивают подготовку информационно-аналитических материалов по вопросам, отнесенным к ведению соответствующего структурного подразделения;

4) взаимодействуют с другими структурными подразделениями Аппарата;

5) обеспечивают выполнение функций, возложенных на структурное подразделение;

6) подписывают служебную документацию в пределах своей компетенции;

8) визируют проекты правовых актов по вопросам, отнесенным к ведению соответствующего структурного подразделения;

9) разрабатывают и вносят на согласование начальнику Управления и утверждение Руководителю Аппарата должностные регламенты работников структурного подразделения;

11) представляют материалы к аттестации работников структурного подразделения и присвоению им классных чинов;

12) представляют предложения по структуре и штатной численности структурного подразделения начальнику Управления;

13) представляют  начальнику Управления предложения по размеру надбавок за особые условия государственной гражданской службы работникам структурного подразделения, применению к ним поощрений и дисциплинарных взысканий;

14) выполняют поручения начальника Управления, иных лиц, наделенных правом давать поручения структурным подразделениям Управления;

15) дают поручения работникам структурного подразделения;

16) осуществляют иные полномочия в соответствии с законодательством.

18. Работники структурных подразделений Управления назначаются на должность и освобождаются от должности Руководителем Аппарата в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе.

 

VII. Права, обязанности и ответственность работников Управления

19. Работники Управления обладают правами, и на них возлагаются обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации и Республики Коми о государственной гражданской службе, Регламентом Государственного Совета, Положением об Аппарате, настоящим Положением, должностными регламентами. Работники Управления несут ответственность за невыполнение и (или) ненадлежащее выполнение своих обязанностей в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.

 

Навигация

Система Orphus

Интернет - приёмная

Ваши обращения и вопросы, касающиеся деятельности Государственного Совета Республики Коми и Аппарата Государственного Совета Республики Коми, можно направить в Интернет-приемную

Полезные ссылки